Download onderaan deze pagina de brochure 'Aftrekbare reiskosten'. Hierin wordt uitgelegd welke reiskosten zelfstandigen mogen aftrekken bij de inkomstenbelasting en hoe dit fiscaal werkt.
Reiskosten zijn namelijk niet altijd aftrekbaar. Als een opdrachtgever jouw reiskosten volledig vergoedt, kun je deze niet nogmaals aftrekken. De aftrek hangt ook af van het vervoermiddel.
Voor vervoer met een privéauto, fiets of brommer geldt een vaste aftrek van € 0,23 per zakelijke kilometer. Dit bedrag is bedoeld om alle autokosten te dekken, zoals brandstof, onderhoud en verzekering. Je moet hiervoor een nauwkeurige kilometerregistratie bijhouden met datum, route en reden van de rit.
Gebruik je openbaar vervoer of een taxi, dan zijn de werkelijke kosten volledig aftrekbaar. Bewijsstukken zijn verplicht, bijvoorbeeld een overzicht van je OV-chipkaart. Op openbaar vervoer zit 9% btw, die al in de prijs is opgenomen en die je kunt terugvragen. De btw bereken je door het totaalbedrag te delen door 109 en vervolgens met 9 te vermenigvuldigen.
Reiskosten doorbelasten aan klanten mag vrij afgesproken worden. De Belastingdienst stelt geen maximum aan wat je rekent. Op de factuur zet je de kosten exclusief btw, waarna je het btw-tarief toepast dat bij jouw dienst hoort, meestal 21%. Doorbelaste reiskosten worden dus gezien als omzet.
Als je met een andere ondernemer meerijdt en een vergoeding betaalt, zijn deze kosten aftrekbaar, mits goed aantoonbaar.
Bij een auto van de zaak zijn alle autokosten aftrekbaar, inclusief brandstof, onderhoud, verzekering en parkeren. De aanschaf wordt over meerdere jaren afgeschreven. Rijd je meer dan 500 kilometer privé per jaar, dan moet je bijtelling toepassen. Daarom is een gedetailleerde rittenregistratie essentieel.
Als je opdrachtgever slechts een deel van je reiskosten vergoedt, mag je het niet-vergoede deel aftrekken. Bijvoorbeeld als de eerste kilometers voor eigen rekening zijn.
Een goede administratie is cruciaal. De Belastingdienst kan je kilometerregistratie en bewijsstukken tot 7 jaar terug controleren. Je moet onder andere bijhouden: datum, begin- en eindstand, route en doel van de rit.
Tot slot geldt dat de kilometervergoeding van € 0,23 ook van toepassing is op andere vervoermiddelen zoals motoren, scooters en fietsen. Bij gebruik van deze regeling mogen geen aanvullende kosten afzonderlijk worden afgetrokken.
Via onderstaande button kun je de brochure over aftrekbare reiskosten downloaden.